Por que feiras menores também exigem planejamento de logística?

Os megaeventos, como feiras e exposições de grande porte possuem grandes equipes que realizam o planejamento de logística para garantir que tudo saia conforme foi esquematizado. No entanto, não são apenas os megaeventos que necessitam de um planejamento de logística, afinal, as feiras menores têm sido muito recorrentes e merecem todo um suporte por trás delas também.

Toda feira precisa ser arquitetada com antecedência. Um dos primeiros passos é a definição do local no qual ela será realizada. Feiras de pequeno porte ou eventos privados podem ocorrer em bairros mais afastados dos centros tradicionais de negócios, portanto, é fundamental se atentar à questão do transporte e acesso para entrada com cargas no local e se há uma quantidade de vagas de estacionamento adequada para o público esperado no local. A falta de vagas de estacionamento ou de fácil acesso ao local do evento pode levá-lo ao fracasso.

É preciso pensar em diversos fatores na hora de escolher os fornecedores, como a qualidade do produto ou do material oferecido. Deve-se avaliar fatores como a qualidade do serviço de transporte e entrega, qual a distância que o fornecedor precisará percorrer para chegar no evento, se o custo-benefício compensa, etc.

O controle do estoque é algo muito importante a se analisar, já que grandes estoques podem onerar os custos para os organizadores de eventos. Com o planejamento é possível utilizar métricas para determinar a quantidade exata que o estoque precisa ter para atender a demanda, para evitar desperdícios, por exemplo com materiais promocionais. É necessário que as operações estejam centralizadas em uma equipe ou profissional, para que estes possam acompanhar todos os processos a fim de garantir o sucesso do evento e o cumprimento dos prazos e custos dentro do previsto.

É preciso garantir que todo o material e produtos necessários para realização da feira cheguem com tempo de sobra, para efetuar a montagem e deixar tudo pronto antes da abertura ao público. Trabalhar com cronograma em mãos e cumprir as datas para cada fase da montagem e desmontagem do evento é essencial.

A WAIVER foi fundada em 1989 com a proposta de transformar a necessidade do cliente em soluções logísticas diferenciadas para eventos internacionais A equipe WAIVER ajuda produtoras de eventos, organizadores de congressos e feiras, eventos corporativos e expositores empresas a planejarem seus projetos logísticos: demonstrações privadas, feiras e congressos, road shows, lançamentos de produtos e conta com uma rede global de agentes especializados. “Não importa onde, entregamos.”

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