Como fazer a logística de eventos corporativos?

Efetuar a logística de eventos corporativos além de demandar muito trabalho necessita de uma equipe totalmente experiente para executá-la, uma vez que existem diversos tipos de eventos corporativos e cada um deles têm características, abordagens e objetivos diferentes.

Os eventos corporativos devem ser elaborados com objetivos claros tanto para as equipes de marketing de produto ou marketing corporativo quanto para as áreas envolvidas da empresa.

Para o sucesso de um evento corporativo é preciso investir em planejamento. No caso da logística internacional para um evento corporativo quando ocorre por exemplo o lançamento de um produto, como um carro, uma nova coleção, a logística passa a acontecer muito antes de a montagem do evento começar. O fluxo de tarefas e cronograma do evento visam otimizar e coordenar os processos para que tudo ocorra conforme esperado.

Quando falamos sobre a logística de eventos corporativos, o primeiro passo é definir uma equipe responsável que coordenará todas as etapas do projeto. Ao decidir quem irá coordenar os processos, é preciso pensar na lista de convidados do evento, que tipo de fornecedores precisará ser contratado, a comunicação visual do evento, de som e iluminação, melhor dia da semana e horário para o público ao qual o evento será direcionado, qual será a estratégia de mídias digitais pré, durante e pós-evento, como convocar o público-chave e qual o principal objetivo principal do evento devem estar claros para os planejadores do mesmo.

Em termos de logística é preciso pensar no local onde será realizado o evento, nos procedimentos de segurança como extintores e saídas de emergência e toda a logística do local, como docas, acesso de carga, elevadores de carga além de segurança nas instalações e imediações do local: o acesso para visitantes e cargas é adequado para o tipo de evento que vou organizar neste local?

Todos os processos precisam ser praticamente cronometrados, para que não haja atrasos e minimize o risco de ocorrer imprevistos ao longo do evento. Imprevistos podem acontecer. Importante o planejador do evento ter sempre um ´plano B´ na manga para os principais pontos-chave de seu evento. A equipe que irá trabalhar dentro do evento deve ser escolhida de maneira a garantir que o serviço prestado sairá impecável, exatamente no patamar que os convidados esperam.

A WAIVER foi fundada em 1989 com a proposta de transformar a necessidade do cliente em soluções logísticas diferenciadas para eventos nacionais e internacionais. A WAIVER está presente em diversos países pelo mundo, e nos principais países da América Latina com estrutura própria e parceiros dedicados que atuam com o mesmo DNA do Grupo WAIVER. “Não importa onde, entregamos.”

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